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Cómo hacer un invetario de entradas y salidas en Excel

pasos para hacer un inventario en excel

Excel es un excelente software para generar soluciones informáticas a pequeñas y medianas empresas; si tienes un negocio y está relacionado con ventas de productos, seguramente llevas el control de inventario, muchos lo hacen manual en un cuaderno; pero puedes automatizar este proceso creando tu propio control de inventario en Excel.

A primera vista puede parecer complicado, sin embargo, con el conocimiento básico sobre excel y en pocos pasos se puede hacer un control de inventarios totalmente funcional, sin necesidad de comprar costosos programas administrativos.

De hecho, aprendiendo hacer el control de inventario podrás también elaborar horarios de trabajo y muchas otras soluciones prácticas para tu negocio.

Pasos para hacer un control de inventario en Excel

Automatizar el control de inventario nos dará una mayor precisión en cuanto a la salida y entrada de productos en nuestro almacén; como lo mencioné al comienzo, Excel es un software muy apropiado para crear este tipo de soluciones.

Aunque no es necesario tener conocimientos avanzados, si debes manejar Excel con fórmulas; precisamente para que el control de inventario ejecute los cálculos pertinentes.

Diseñando el control de inventarios de una tienda

Comencemos por estructurar el inventario; es decir, debemos diseñar tres tablas, en el siguiente orden: stock, entradas y salidas; a través de las fórmulas, los cálculos se harán automáticamente; y cuando tengas una entrada de productos, se sumará al stock y cuando tenga salidas, se restará del inventario.

  1. Abrimos Excel y creamos un documento «nuevo».
  2. Cada archivo nuevo en Excel, siempre tiene 3 hojas disponibles; a cada una le asignaremos un nombre.

    Nos situaremos en la primera hoja y con clic derecho, seleccionamos «Cambiar nombre» y escribimos «inventario». Este mismo proceso lo haremos con las otras dos hojas; es decir, a la hoja dos le pondremos «entradas» y la hoja tres le pondremos «salidas».
    inventario
    inventario

Creando las tablas

Vamos a darle formato a cada una de las hojas de nuestro archivo en Excel, en cada hoja crearemos la tabla correspondiente; es decir, en la hoja inventario, crearemos la tabla inventario; y así con el resto de las hojas.

  1. En la hoja inventario, en la fila 3 y a partir de la columna A, definiremos los siguientes campos: «código», «producto», «stock», «ingresos», «salidas» y «existencia».
    inventario
  2. Seleccionamos desde la fila 3 columna A hasta la fila 15 columna F; en el menú «Insertar», en la barra de herramientas, seleccionamos todos los bordes y aplicamos bordes a nuestra hoja.
    inventario
  3. Con el mismo rango de filas y columnas seleccionadas, tal como está en el paso anterior; vamos al menú «insertar» y presionamos en «Tabla».

  4. Seguidamente aparecerá una ventana, indicándonos el rango seleccionado; activamos la casilla «La tabla tiene encabezados«, esto con la finalidad que la primera fila, donde están los nombres no se tome en cuenta como valores de la tabla.
    inventario
  5. Nos aseguramos de asignarle el nombre a la tabla, en este caso «Inventario». Damos clic sobre la tabla y en el menú «Diseño», «nombre de tabla» y escribimos «inventario».

    Este punto es importante; ya que el nombre que le coloquemos a la tabla será el dato que utilizaremos para construir las fórmulas más adelante.

Continuamos con las tablas

  1. Esta es la apariencia de la tabla, si haces todos los pasos correctamente.
    inventario
  2. Continuemos con la segunda hoja «Entradas»; en la fila 3 y a partir de la columna A, definiremos los siguientes campos: «factura», «fecha», «código», «producto», «cantidad».
    inventario
  3.  Seleccionamos desde la fila 3 columna A hasta la fila 15 columna F; en el menú «Insertar», en la barra de herramientas, seleccionamos todos los bordes y aplicamos bordes a nuestra hoja.
  4. Repetiremos el paso número 4, y recordamos activar la casilla «La tabla tiene encabezados«.
    inventario
  5. Damos clic sobre la tabla y en el menú «Diseño», «nombre de tabla» y escribimos «Entradas.
    inventario
  6. Este es el aspecto que debe tener la tabla «Entradas».
    inventario
  7. Vamos a definir la última hoja «Salidas», seleccionamos la fila 3 y a partir de la columna A, definiremos los siguientes campos: «factura», «fecha», «código», «producto», «cantidad». Tiene la misma estructura que la hoja «Entradas».

    Repetiremos todos los pasos que hemos realizado con las tablas anteriores; recuerda que el nombre de esta tabla es «Salidas». Aplicas el formato a la estructura y así debe ser el aspecto de la tabla al finalizar.inventario
  8. Todas las tablas están listas, el próximo paso es llenar con datos la tabla «Inventario», los campos: Código, Producto y Stock. En los campos «Ingresos», «Salida» y «Existencia» serán los campos dinámicos que se llenarán automáticamente a través de las fórmulas.

Validando datos del inventario

En este punto nos toca enlazar los datos que están en la tabla «inventario» con las tablas de «entradas» y «salidas»; a través de este procedimiento permitimos que los datos estén visibles para todas las tablas.

  1. Nos situamos en la tabla «entradas»; y seleccionamos todas las filas de la columna «código», por supuesto, obviando el encabezado.
    inventario
  2. En el menú «Datos», presionamos en «Validación de datos» y en la lista seleccionamos «validación de datos».
  3. Aparecerá una ventana y en «permitir», seleccionamos la opción «lista».
    Inmediatamente la ventana cambia y aparece la opción «origen», presionamos en el botón y nos dirigimos a la hoja «Inventario».
  4. En la hoja «inventario», seleccionamos todos los datos de la columna «código» y presionamos en el botón «aceptar»; nos daremos cuenta que las celdas de la columna «código» en la tabla «entradas» tiene los datos de la tabla «inventario».

  5. Todos los pasos de validación de datos los repetiremos exactamente igual, para la tabla «salidas».
    Recuerda respetar el rango de los valores para que sean los datos correctos los que aparezcan en la columna código, tanto en la tabla «entradas» como en la de «salidas».

Utilizando fórmulas

Comenzaremos a utilizar fórmulas para hacer mucho más dinámico nuestro inventario en Excel; con el uso de las fórmulas lograremos que al seleccionar un código en la columna «código», en la columna «producto» aparezca el valor correspondiente; de esta manera no tenemos que hacerlo nosotros.

  1. En la tabla «Entradas», nos ubicaremos en la columna «producto», fila 4 y allí escribiremos la siguiente fórmula:
    =BUSCAR([@Codigo]; Inventario; Inventario[Producto])

    Utilizaremos la función «Buscar» que tiene como primer parámetro el «código», este dato se busca en la tabla «inventario» y si existe entonces se busca el producto relacionado con dicho código.
  2. Este proceso lo repetiremos con la tabla «salidas»; es importante que llenes todos los datos de las tablas «entradas y salidas» para que puedas observar los resultados al final.

Finalizando la creación del inventario en Excel

  1. En la hoja «inventario» en la fila 4 de la columna «ingresos», escribiremos la fórmula que nos permitirá que el inventario en el campo de ingresos se llene automáticamente.  =SUMAR.SI(Entradas[Codigo];[Codigo];Entradas[Cantidad])Utilizamos la fórmula SUMAR.SI que nos va a permitir comparar los valores de las tablas «entradas» con respecto a la tabla «inventario»; y si existe coincidencia, colocará el dato que esté en la columna «Cantidad» de la tabla «entradas».
    inventario
  2. Continuando en la hoja «inventario», vamos a la fila 4 de la columna «salida» y escribiremos la siguiente fórmula:
    =SUMAR.SI(salidas[Codigo];[Codigo];salidas[Cantidad])
    La fórmula hará el mismo proceso que se evidencia en la columna «Ingresos».
    inventario
  3. A medida que vayas llenando las tablas «Entradas» y «Salidas», observarás que la tabla inventario va actualizando los valores de forma automática.
  4. Lo que nos falta para completar el proceso es escribir la fórmula que nos dará la existencia de los productos en nuestro inventario. Nos vamos a la fila 4 de la columna «existencia» y allí escribimos la fórmula.
                           =[@Ingreso]-[@Salida] Esta fórmula sencillamente ejecuta una resta entre los valores de la columna «ingresos» y la columna «salida».