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Cómo hacer un manual de usuario en Word

Hacer un manual de usuario en Word es tan parecido como hacer una monografía o una revista en Publisher; y me refiero en la estructura del contenido.

Diseñar y escribir un manual de usuario es muy útil para describir el buen funcionamiento de un equipo o incluso de un software; por ejemplo, si estás en una empresa y manejas un software de facturación puedes crear un manual para indicar cómo trabajar con dicho programa.

Pasos para hacer un manual de usuario

Un buen manual de usuario debe ser muy descriptivo; ya que tiene como objetivo facilitar al lector el aprendizaje de cómo funciona o se debe usar un equipo u objeto determinado; con lo cual, el uso de las imágenes es clave.

Preparando el contenido

El manual lleva:

  • Portada.
  • Contraportada.
  • Indice.
  • Secciones

Te recomiendo que vayas creando una galería de imágenes correspondientes a lo que deseas describir, y una serie de secciones que orienten mejor al usuario, por ejemplo, sección: instalación, sección: fallas comunes, etc.

Diseñar y estructurar el manual de usuario

Vamos a diseñar un manual con el formato al estilo libro, con el objetivo que el manual cuando se imprima sea plegable, usaremos el tamaño A4 con márgenes estrechos.

  1. Abrimos Microsoft Word.
    iniciar programa
  2. Menú «Archivo», «nuevo» y presionamos en el botón «Crear».
    Documento nuevo
  3. Vamos a configurar la página, para ello nos vamos al menú «Diseño de página«, presionamos en la opción «tamaño» y de la lista seleccionamos el formato «A4».
    portada de revista en word
  4. En el menú «Diseño de página«, presionamos en «orientación» y de la lista seleccionamos «Horizontal».
  5. Avanzando en la configuración, presionamos en «márgenes» y seleccionamos «estrecho».

  6. Aun en el menú «Diseño de página«, presionamos en la opción «Configuración de página»
  7. Se mostrará un cuadro de diálogo, en la pestaña «márgenes», sección «páginas», opción «varias páginas», seleccionamos «Formato libro» y presionamos «aceptar».
  8. Coloquemos un borde a las páginas para darle un poco más de atractivo; en el menú «Diseño de página«, presionamos en «Bordes de página«.
    manual de usuario
  9. Inmediatamente, aparecerá un cuadro de diálogo, allí seleccionamos la opción «Cuadro» y nos percatamos que esté aplicado a todo el documento y finalmente presionamos «aceptar».
  10. Y para darle el toque final a la parte del diseño, asignaremos un color de fondo a las páginas. Para ello, vamos a «Diseño de página«, » Color de página» y seleccionamos un color suave, para que no impida la visibilidad del contenido.

Vamos con la portada y los otros elementos.

  1. Con la estructura lista, procedemos a crear la portada del manual, podemos utilizar el formato de portada que nos ofrece Word o podemos hacerla nosotros mismos. Para este ejemplo, usaremos las diseños del programa. En el menú «Insertar», presionamos en «Portada» y en la lista escogemos el diseño que más nos guste.
    portada para trabajos en word
    Nos situaermos en la segunda página y haremos la contraportada, para ello, te recomiendo que utilices los mismos diseños de portada pero que no tengan ningún fondo.
  2. Corresponde en este momento crear el índice del manual, para ello, nos situaremos en la página tres. En la primera línea escribimos «Índice» en mayúscula, centramos el texto y aplicamos negrita.
  3. Inmediatamente crearemos una tabla para ubicar los ítems que conforman el índice, vamos al menú «Insertar», «tabla», «insertar tabla«.
  4. En el cuadro de diálogo «Tabla», creamos dos columnas y doce filas y presionamos «aceptar». No obstante, si se necesitan más filas, se podrán agregar posteriormente.
  5. En la primera columna escribiremos el item y en la segunda columna escribiremos el número de página correspondiente.
    Atención: como las dos columnas quedarán de igual tamaño, debemos estirar la primera columna y reducir el tamaño de la segunda columna; para ello, colocamos el cursor en la línea entre las columnas, y con el clic presionado arrastramos hasta conseguir el tamaño adecuado.
  6. Ubicamos el cursor en la columna dos, primera fila; allí escribiremos «Pag», para indicar que aquí va el número de página.
    manual de usuario
  7. Ahora vamos a eliminar los bordes de la tabla para darle un mejor formato al índice; la tabla solo nos facilitará la alineación de los textos. Seleccionamos la tabla, vamos a la pestaña «Diseño», opción «Bordes» y elegimos «Sin bordes«.

Formato del texto

  1. Para comenzar las secciones del manual debes conocer la distribución del texto. Es necesario que los textos estén acompañados de una imagen, para ello, solo tienes que ir al menú «insertar», en la opción «imagen».
    manual de usuario
  2. Para darle formato a los textos, debes utilizar la barra de herramientas en la pestaña «Inicio»; utilizar la fuente «arial», en tamaño «12» y alineación «justificada».
    diptico en word

Preparar la impresión

La etapa de impresión es lo último que corresponde; es por ello que te recomiendo que imprimas el documento tanto en papel como en digital; ya que es un manual de usuario.

  1. Vamos al menú «Archivo», la opción «Imprimir» y escoger la impresora en «Pdf» y por último presionar el botón «imprimir».
    manual de usuario
    Para imprimir en papel, solo tienes que escoger la impresora normal; y configurar las opciones de acuerdo al caso.